Cosa fa un event planner

Tra le professioni moderne il party planner, o event planner, sta prendendo rapidamente presa soprattutto nelle realtà urbana di un certo livello. Di cosa si occupa un party planner? Beh il nome dice tutto, come si sa in questo caso stiamo parlando tecnicamente di un “pianificatore della festa”. La traduzione è congeniale e rende meglio l’idea della semplice organizzazione, anche perché nel linguaggio parlato spesso si usa la locuzione “organizzare una festa”. Ma non è la stessa cosa. Un pianificatore deve essere in grado di unire alcune caratteristiche prese un po’ da diverse tipologia di lavoro relative alla somministrazione al pubblico. Innanzitutto egli deve conoscere molte cose del catering, anche se non lo offre come servizio primario, deve cioè capire che opportunità può offrire una società o una persona che se ne occupa in modo da allocare il budget correttamente fin dall’inizio. Se l’event planner ignora i costi di un servizio di catering nella sua città, non sa quali sono i tetti di spesa che servono, è possibile che mandi all’aria l’organizzazione della festa prima che questa cominci.

Allo stesso modo dev’essere conscio del costo dell’affitto dei locali, se gli viene richiesto di farla fuori da casa. La sua rete di rapporti potrà suggerirgli la soluzione più adatta, che non è detto che sia quella più conveniente, inoltre vanno tenute in conto (e direi osservate) le disposizioni fornite dal cliente, che potrebbe richiedere una particolare location o atmosfera.

Un organizzatore / pianificatore di eventi deve concentrare gli sforzi in un’unica direzione, che è quella della data, facendo convergere, attraverso le sue risorse e la sua esperienza, tutte le necessità che occorrono per realizzare l’evento. Egli inoltre deve mostrare una dimestichezza col cliente e una pazienza verso i più esigenti tra loro, che va oltre quella richiesta normalmente a chi si occupa di pubbliche relazioni. Quando si organizza una festa o un evento (aziendale, pubblicitario, ufficiale, pubblico, diplomatico, di moda) non è raro che il cliente cambi in corsa, ponendo grande pressione all’event planner, che si trova costretto a cambiare progetto. Ad esempio: si può cambiare repentinamente il tema della festa, il tipo di musica oppure un cambiamento indesiderato del clima può portare a cambiare la location (da chiusa ad aperta o viceversa) oppure la fornitura di cibo e bevande.

Ciò significa che l’event planner deve sempre dotarsi di un piano B, sia nel caso si sfori il budget, sia nel caso in cui saltino alcune delle prenotazioni messe in campo (ad esempio la band salta all’ultimo minuto, il piano B può essere un DJ Set con un dj pronto a subentrare). L’event planner deve negoziare tutto con tutti: orari, costi, affitti, nonché tenersi pronto per ogni disavventura. Inoltre deve relazionarsi col cliente per fargli sapere come stanno andando le cose, cercando di accontentarlo, ma anche di farlo rimanere nel budget (che prevede senz’altro la quota di margine che l’organizzatore deve ricavare).

Come si diventa dunque event planner? Beh, non ci sono particolari corsi universitari. Esistono corsi offerti da aziende del settore, ma è meglio al massimo frequentare uno stage o entrare in contatto con chi già lavora nel campo facendosi una rete di contatti. La dote migliore rimane quella della capacità organizzativa, considerata da chiunque faccia parte di questo bel settore, come la qualità migliore e imprenscindibile per riuscire a mettere insieme tutti i pezzi del puzzle.

Condividi:

Leave a Reply

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Moderazione dei commenti attiva. Il tuo commento non apparirà immediatamente.