Organizzare eventi a Milano, l’event planner

Quando si deve organizzare un evento molto importante per la propria azienda, in genere si parte
dal contattare un esperto o un’agenzia di event planner. Questa agenzia normalmente si occupa di tutto: la pianificazione, la location, il catering, la lista di contatti. Il ruolo dell’organizzatore di eventi chiamato anche event manager dipende sia dal committente, sia dai mezzi, sia dalle sue intrinseche capacità di mettere in piedi qualcosa di originale. In Italia la realtà economica locale è formata da piccole e medie aziende che spesso organizzano in proprio gli eventi, destinando una parte del budget a fornitori esterni, solo per quanto riguarda il catering e l’affitto della location. Spesso per anni continuano a organizzare gli eventi affidandosi sempre a imprese separate: una per il luogo, una per il servizio di catering, un’altra per i materiali audiovisivi, i microfoni e gli aspetti tecnici e così via.

A Milano c’è Zero Briciole, una soluzione innovativa e globale

Aziende come Zero Briciole invece offrono una soluzione globale, che concentra nelle menti e nelle mani dei suoi creatori e dei loro responsabili l’organizzazione dettagliata di ogni evento. Per venire incontro alle esigenze anche di realtà economiche più piccole, Zero Briciole per esempio organizza un servizio di catering “low cost” nel quale non sia previsto il normale servizio di camerieri. In ogni caso è un buon esempio che l’allestimento di eventi a Milano funziona bene, come dimostra il portfolio di clienti dell’azienda sopracitata.

Cosa fa l’event planner, catering e non solo

L’organizzazione di un evento si fa fianco a fianco con il cliente scegliendo con lui le soluzioni ideali, cercando di capire come interpretare al meglio lo spirito della giornata. Molti operatori di catering offrono soluzioni “preconfezionate”, basate sulla loro esperienza. L’organizzazione di un evento però non è un’esercitazione militare facilmente ripetibile, essa si basa su azioni coordinate, che variano di volta in volta. La prima cosa da fare è stabilire la location: spesso è il cliente a suggerirla. Ma se non hai idea di cosa proporre e ha in mente una cornice, l’event planner può facilmente indicare i posti che – secondo la sua esperienza e intraprendenza – possono ospitare l’evento. Egli dovrà tenere conto di alcune variabili: la stagione e il clima (ad esempio se all’aperto o al chiuso); il fatto che sia raggiungibile rispetto alla media degli ospiti che interverranno; il numero di persone che si possono ospitare; la facilità di organizzare un catering; la fornitura delle strutture di supporto (dai parcheggi all’impianto audiovisivo). Un’agenzia di catering che allestisce eventi ad hoc dispone di tutto quanto, tranne che del luogo, ma spesso ha sottomano diverse location dove piazzare l’allestimento.

Quando si organizza l’evento, buona parte di esso viene immaginato insieme al cliente nei meeting di preparazione. Si deve capire cosa vuole trasmettere il cliente, fornendogli una visualizzazione plastica delle possibilità che si possono offrire, come ad esempio un rendering dell’allestimento, delle immagini sul menu. Inoltre – tenendo conto della stagionalità – si parla delle condizioni migliori in cui presentare i pasti (freddi, semifreddi o caldi) e le bevande. In questo modo è possibile conoscere il budget complessivo e che risorse economiche allocare in relazione alle richieste; dove trovare dei compromessi, dove risparmiare e dove invece dare sfogo alla fantasia.

Informazioni:
zerobriciole.com si trova a Milano, il nome suggerisce l’intenzione di creare un food delivery che non sporca, da consumare in ufficio con un packaging innovativo e intelligente. Indirizzo: Sede legale: Via Filippo Turati, 29 – 20121 Milano – Sede operativa: Via Lazzaro Papi, 18 – 20135 Milano

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